„Podejte si žádost,“ ukončí mnohdy úředník naše sáhodlouhé vysvětlování, proč chceme něco, na co – jak máme nebo se domníváme, že máme – nárok. Žádost podáváme, když si hledáme zaměstnání, chceme studovat, nárokujeme nějaký příspěvek. Pro často podávané žádosti mívají například úřady nebo školy předtištěný formulář. Ale někdy si musíme poradit sami. Jak napsat žádost, aby byla věcně správná a korektní?
Žádost většinou píšeme sami
Žádost podáváme, a tedy sepisujeme, poměrně často. Je to úkon, kterému se asi žádný člověk v životě nevyhne, jestliže není zbaven svéprávnosti. Žádost píšeme tehdy, jestliže chceme, aby nám druhá strana v něčem vyhověla, a to i tehdy, když na úkon máme ze zákona nárok. Bez žádosti úřad, škola ani žádná jiná instituce neví, že se má o nás v nějakém směru postarat.
Sepsáním žádosti můžeme pověřit někoho jiného (když si sami netroufneme) – například pracovníka nějaké sociální služby, občanskou právní poradnu a podobně. Ale i v takovém případě musíme žádost vlastnoručně podepsat. Obvykle ale žádost píšeme sami.
Jak napsat žádost: Dodržovat formální konvence
Aby naše byla korektní, musíme dodržovat některá stylistická a formální pravidla. Na formě žádosti záleží, žadatel už tímto způsobem podává obrázek o své osobě.
Technika psaní žádosti
- Žádost by měla být psaná na stroji, čímž je v současné době myšlen spíše textový editor v počítači, soubor vytištěný na obvyklém kancelářském papíru.
- Okraje textu jsou obvyklé 2,5 centimetru, jednoduché řádkování.
- Písmo obvykle patkový font Times New Roman, velikost písma 12. Přípustné je i bezpatkové písmo Arial. Nevolíme žádné jiné „zajímavé“ fonty.
- Žádost píšeme „minuskami“ (malá písmena, minuskule), velká písmena jen tam, kde podle pravopisu mají být.
- Jestliže myslíme, že je v textu něco třeba zdůraznit (ale s tím opatrně), slovo spíše zvýrazníme (tučné, bold, B).
- Používání majuskulí (velká písmena, kapitálky, verzálky) není vhodné (jednak se s textem psaným verzálkami špatně pracuje při případném kopírování pro použití v jiném textu, jednak i v žádosti platí to, co při chatu nebo posílání SMS – verzálkami „řveme“).
Jestliže z nějakého důvodu musíme napsat žádost ručně, snažíme o co nejčitelnější a nejúhlednější písmo, případně píšeme písmeny tiskacími. I své jméno uvedeme čitelně, teprve pod ně napíšeme svůj „vypsaný“ a mnohdy nečitelný podpis.
Styl psaní žádosti
- Jako první napíšeme název a adresu úřadu, kterému je žádost určena. Adresa by měla být v pravém horním okraji stránky, řádky musí být zarovnány.
- Následuje místo a datum, kdy žádost podáváme (pozor, rozhodující je ale razítko pošty nebo podatelny). Za místem píšeme čárku. Místo může být v prvním i v šestém pádě: „Praha, 4. září 2013″, ale rovněž „V Praze, 4. 9. 2013″. Pozor na automatické psaní velkých písmen po tečce – názvy měsíců musí být malé, i když nám word nutí velké písmeno.
- Na dalším řádku je předmět našeho psaní. Dříve se označoval jako „Věc“, to se nyní už nepíše. Příklad: Žádost u přijetí do zaměstnání. Tento řádek můžeme zvýraznit – bold nebo podtržení textu (U). Tyto části textu oddělujeme dvěma řádky.
- Následuje oslovení, a to i v případě, že nevíme, kdo bude dopis číst. Příklad: „Vážená paní ředitelko,“ nebo „Vážení,“. Za oslovením je čárka (nikoliv vykřičník) a pokračujeme malým písmem, a to logickým textem. Příklad: „Vážená paní ředitelko, obracím se na Vás žádostí o uvolnění syna ze školy„. Nebo (když nevíme, kdo bude text číst): „Vážení, zasílám žádost o uvolnění syna ze školy.“
- Potom v několika větách zdůvodníme, proč žádost podáváme. Věty volíme krátké, výstižné. Nesnažíme se být vtipní, nejsme arogantní, jízliví, nepodsouváme své vlastní názory (tedy ne například: „Vím, že mi beztak nevyhovíte…„). Text by měl být gramaticky v pořádku. V případě oslovování zájmenem píšeme velká písmena (na Vás, s Vámi).
Text by měl být zarovnán do bloku nebo na „prapor“ vlevo, nikoliv na střed nebo na „prapor“ vpravo. Případný blok vlastním úsudkem zhodnotíme – jestliže se tvoří příliš velké mezery mezi slovy, nevypadá to pěkně, v tom případě je lepší zarovnání vlevo.
Přílohy, rozloučení, jméno a podpis
Jestliže zasíláme nějaké přílohy, oddělíme dva řádky a přílohy vyjmenujeme. Když žádost zasíláme na víc míst, vyjmenujeme je („Na vědomí: Odbor školství v Praze“).
Na závěr se rozloučíme, opět bez familiernosti, vtipkování, či „nenápadného“ pobízení k aktivitě. Úplně postačí obligátní „S pozdravem Jana Krátká“ plus úplná adresa, případně rodné číslo (je-li třeba)“.
Žádost vlastnoručně podepíšeme.
Nezapomeneme si vytisknout (napsat) kopii žádosti (v případě psacího stroje nebo rukou psané to je kopie přes kopírovací papír).
Žádost posíláme poštou nebo ji můžeme doručit osobně. V každém případě potřebujeme doklad o odeslání žádosti , proto dopis posíláme doporučeně nebo si necháme razítkem potvrdit kopii (na podatelně nebo v sekretariátu organizace).
Na vyřízení žádosti existují různě dlouhé lhůty, je dobré je znát.